Desde o último dia 10 de janeiro, já está em vigor a obrigatoriedade de adesão ao Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) para pequenos negócios enquadrados no SIMPLES Nacional. Além dessas empresas que optaram por esse regime tributário especial simplificado - inclusive os microempreendedores individuais (MEI) - também estão obrigadas a se cadastrarem no sistema aquelas que pertencem ao “Grupo 3”, que envolvem os empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtores rurais pessoa física e entidades sem fins lucrativos.

Nesta primeira fase, cujo prazo limite está estabelecido para o dia 9 de abril próximo, os empregadores desse grupo deverão fazer o cadastro da empresa e comunicar os eventos de tabela, informando eletronicamente os dados essenciais que servirão de base para compor os futuros eventos do eSocial. Nas próximas fases, deverão ser transmitidas as seguintes informações: Fase 2 - os dados dos trabalhadores e vínculo de emprego, como admissões, afastamentos e desligamentos; Fase 3 - a Folha de Pagamento; Fase 4 - a substituição das Guias de Contribuições à Previdência Social (GFIP) e as de Recolhimento ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (GRF/GRRF); e a Fase 5 - os dados de segurança e saúde do trabalhador (SST).

O eSocial é o instrumento criado pelo governo para unificar e simplificar a prestação de informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, com o objetivo de padronizar o sistema, evitando fraudes e extravio de informações. Embora não haja previsão de multas específicas para as empresas que não se adequarem e/ou não cumprirem os prazos estipulados para adesão ao sistema, a obrigatoriedade aumentará o risco de penalizações, já que o processo de fiscalização eletrônica será simplificado, mais rápido e efetivo. Além disso, as legislações pertinentes já preveem sanções e multas para as empresas que omitirem informações aos órgãos públicos. Por fim, é importante lembrar que, para o empreendedor optante pelo SIMPLES Nacional que tenha mais de um empregado, a transmissão desses dados exige o uso de Certificado Digital padrão ICP-Brasil.